A une époque où tout est fait pour aller de plus en plus vite, il est rassurant de s'apercevoir que cette méthode qui ne date pas d'hier, est toujours d'actualité dans les entreprises qui en ont fait une méthode de gestion de la qualité. Quant aux domaines de la vie courante, la méthode Kaizen apporte une aide non négligeable pour améliorer nos performances et atteindre nos objectifs et représente un bon outil de développement personnel.
Origine et philosophie du Kaizen
Définition : amélioration continue et petits changements.
Le mot japonais Kaizen est entré dans le langage international. Il repose sur deux mots :
- Kai : changement
- Zen : meilleur
On trouvera des définitions telles que : amélioration progressive ou amélioration continue et, dans le milieu de l'entreprise une définition plus précise comme « analyser l'existant et le rendre meilleur ». Cela pourra être le cas lors de l'analyse d'un processus de fabrication, du travail des employés sur une chaîne de montage, etc… Le Kaizen constitue donc une méthode efficace de gestion de la qualité en entreprise.
Il ne s'agit pas tant d'appliquer une méthode que de prendre en compte l'ensemble des acteurs en présence pour améliorer progressivement la qualité du travail dans l'entreprise.
Si la méthode Kaizen a été appliquée au monde de l'industrie avec succès, elle permet également d'obtenir des résultats significatifs dans tous les domaines, ce qui en fait aussi une excellente méthode de développement personnel.
Dans l'industrie, les objectifs du Kaizen sont notamment :
- Des objectifs d'amélioration : délais, productivité, qualité, conditions de travail…
- Des objectifs de simplification : flux (produits) et mouvements (rendre le geste précis et plus efficace, pour gagner du temps et de l'efficacité).
Histoire de la méthode Kaizen
Les travaux réalisés par le statisticien et professeur d'université américain W.Edwards Deming au moment de la Seconde Guerre mondiale ont permis d'améliorer les méthodes de management, notamment dans l'industrie de l'armement. Basée sur l'amélioration progressive, cette méthode séduit très vite les Japonais dans l'après-guerre du Japon où Deming fait de fréquentes conférences. Très vite sa méthode est mise en application localement et permet de relancer l'économie nippone. En même temps, la méthode est baptisée Kaizen, ce qui signifie « petits changements progressifs ». Des grandes industries comme Toyota, l'ont immédiatement adoptée.
Si la méthode continue d'être appliquée en entreprise, elle s'est élargie à d'autres domaines, notamment après les travaux d'études du psychologue Robert Maurer (université de Californie, L.A.) qui a expérimenté la méthode dans bien d'autres domaines de la vie quotidienne.
Il s'est aperçu que des actes demandant un faible effort, pouvaient se poursuivre plus facilement dans le temps et apporter au bout du compte des changements. A contrario, les changements radicaux et entrepris rapidement peuvent engendrer du stress et de la peur.
Philosophie du Kaizen
Plusieurs phrases sont souvent citées pour résumer la philosophie du Kaizen :
- « Fais-le mieux, rends-le meilleur, améliore-le même s'il n'est pas cassé, parce que si nous ne le faisons pas, nous ne pouvons pas concurrencer ceux qui le font »
- « Mieux qu'hier, moins bien que demain »
- La citation de Lao Tseu permet également d'avoir une idée de ce que représente l'application de la méthode pour le développement personnel : « Même un voyage de mille kilomètres commence par un premier pas »
Les applications du Kaizen dans l'entreprise
Loin d'être une méthode coûteuse et longue à mettre en place, la méthode Kaizen demande peu d'investissement financier.
La productivité de l'entreprise est améliorée jour après jour, par de petits changements continus. Elle se base aussi sur la participation collective et chacun (employés ou cadres) peut apporter ses idées.
Dans l'entreprise, la méthode Kaizen peut englober d'autres méthodes de gestion de la qualité (exemple : la méthode des 5S, le TQM, le SMED ou le Lean Management).
Il faut tenir compte d'un système de récompenses qui permet d'encourager favorablement tous les participants sur la voie de l'amélioration continue.
La méthode des petits pas au quotidien !
Sans la méthode Kaizen, les changements sont souvent brutaux. Par exemple, vous voulez changer une habitude dans votre quotidien mais vous passez directement à l'extrême et c'est l'échec !
Les personnes qui décident du jour au lendemain d'arrêter une consommation importante de sucreries, devraient adopter la méthode Kaizen et réduire de façon progressive leur consommation au lieu de passer d'un extrême à l'autre. En effet, la peur du manque réveille l'amygdale de notre cerveau.
Comme l'a souligné le psychologue Robert Maurer, le cerveau humain est en quelque sorte programmé pour résister à des changements trop radicaux. Lorsque la but à atteindre est important, la peur (de l'échec notamment) est aussi grande et l'accès au cortex diminue, avec à la clef, le risque d'aboutir à l'échec. Inversement, les buts modestes et les petits pas quotidiens, vont impliquer facilement le cortex, évacuer toute peur et accroitre les chances de succès.
Pourquoi la méthode Kaizen fonctionne ?
La méthode d'amélioration progressive va permettre d'atteindre des objectifs. Il faudra plus de temps certes, mais le succès est assuré.
Par exemple, si vous devez vous mettre au sport, il est préférable de commencer de petits mouvements de 10 minutes, deux fois par semaine et de garder ce rythme jusqu'à ce qu'il devienne une habitude (21 jours sont préconisés) plutôt que de vouloir immédiatement courir 3 à 4 fois par semaine et faire des séances de 30 minutes car vous finiriez assez vite par baisser les bras ou pire, à épuiser votre organisme.
Ce qui est valable en sport, vaut dans bien d'autres domaines.
Dans quels domaines peut-on bénéficier de la méthode Kaizen ?
La méthode Kaizen pourra être appliquée à de nombreux domaines et permet d'atteindre durablement des objectifs qui vous semblaient auparavant inatteignables !
Voici quelques exemples :
Vaincre sa timidité
Ici encore, privilégiez l'amélioration progressive. Une personne timide ne va pas se lancer dans un discours devant 100 personnes lors d'un mariage pour vaincre sa timidité. Elle va commencer par de petits pas (exemple : adresser une fois par jour la parole à un inconnu, puis s'inscrire dans une chorale de 5 personnes, puis prendre une fois la parole dans une réunion avec peu de collègues, etc.). Lorsqu'elle ne ressentira plus de peur face à un inconnu, elle pourra élargir l'exercice et s'entraîner à parler en public.
Perdre du poids
Les régimes trop restrictifs, on le sait, échouent la plupart du temps. Nous sommes bien là face à une peur qui est de supprimer totalement toutes les douceurs de l'alimentation et de mettre notre cerveau dans un certain état de panique !
Commencez par de petits pas raisonnables (exemple : enlever une cuillerée à sucre dans votre café le matin si vous avez l'habitude d'en mettre deux) et continuez ainsi de manière progressive, de sorte que vous ne ressentiez pas de changement brutal.
Améliorer le rangement
Si votre maison est en désordre et que vous avez du mal à vous y mettre, il est préférable d'organiser le rangement d'un tiroir puis de passer à un autre meuble le lendemain et ainsi de suite. Si vous vous dites que vous devez ranger et qu'il faut une semaine de travail acharné pour tout faire, vous allez reporter le travail de rangement ou procrastiner sans jamais arriver à ranger.
La méthode Kaizen peut également permettre d'éduquer les enfants qui ont du mal à ranger leur chambre. Leur faire observer un petit changement chaque jour et les récompenser lorsque le rangement est fait est mieux que de vociférer et d'exiger un gros rangement.
Apprentissage d'une langue
L'idée de vous mettre devant un livre de langue étrangère une heure par jour vous rebute et vous vous dites que vous n'avez pas assez de temps ?
Commencez par apprendre 1 mot nouveau chaque jour la première semaine, puis 2 mots la deuxième semaine et ainsi de suite. Si vous vous sentez à l'aise avec 5 mots par semaine, vous pouvez continuer à augmenter le nombre. Si vous commencez à peiner, redescendez à 4 mots par semaine, mais continuez à progresser par petits pas. Au bout d'une année, vous aurez acquis un vocabulaire suffisamment important pour vous exprimer !
